När sommaren går mot sitt slut är det dags för många bostadsrättsföreningar att växla upp styrelsearbetet igen. Hösten är ofta en intensiv period med budgetarbete, underhållsfrågor, avtal som ska ses över och beslut som behöver fattas inför nästa år.
Med en tydlig planering redan i augusti eller september blir arbetet betydligt enklare – och styrelsen slipper hantera viktiga frågor i sista minuten.
Här är några områden som är bra att prioritera under hösten.
1. Börja med en ekonomisk genomgång
Hösten är ett bra tillfälle att stämma av hur föreningens ekonomi faktiskt har utvecklats under året.
Gå igenom årets resultat mot budget och titta särskilt på större avvikelser. Har kostnaderna för exempelvis värme, el, vatten, försäkring eller reparationer blivit högre än planerat? Finns det kostnader som ännu inte har kommit men som ni vet väntar under årets sista månader?
Glöm inte heller likviditeten. Ett positivt resultat i bokföringen innebär inte automatiskt att föreningen har gott om pengar på banken.
En bra ekonomisk uppföljning under tidig höst ger styrelsen ett betydligt bättre underlag inför nästa års budget.
2. Påbörja budgeten i god tid
Budgeten är ett av styrelsens viktigaste styrverktyg och bör vara mer än en uppräkning av föregående års kostnader.
Inför budgetarbetet bör styrelsen bland annat ta hänsyn till:
- föreningens aktuella låneräntor och kommande villkorsändringar
- planerade underhållsåtgärder
- förväntade förändringar av driftkostnader
- föreningens sparande till framtida underhåll
- eventuella investeringar
- behov av förändrade årsavgifter.
Det är bättre att identifiera ett framtida finansieringsbehov tidigt än att behöva fatta snabba beslut när kostnaderna redan har uppstått.
3. Uppdatera underhållsplanen
Underhållsplanen ska vara ett levande dokument och inte något som tas fram en gång och sedan blir liggande.
Hösten är ett bra tillfälle att stämma av vilka åtgärder som genomförts under året och vad som väntar de kommande åren.
Tak, fasader, fönster, ventilation, värmesystem, stammar, hissar och mark är exempel på stora poster som kan få betydande ekonomiska konsekvenser för föreningen.
Försök också koppla underhållsplanen till budget och finansiering. Att veta att taket behöver bytas om fem år är bra – men styrelsen behöver också ha en uppfattning om vad det kommer att kosta och hur åtgärden ska finansieras.
4. Se över föreningens lån
Räntekostnaderna är för många bostadsrättsföreningar en av de största kostnadsposterna.
Sammanställ därför föreningens lån och notera:
Lånebelopp – ränta – bindningstid – villkorsändringsdag – amortering.
Om ett större lån ska omsättas under de kommande månaderna kan det vara klokt att börja dialogen med banken i god tid och vid behov jämföra villkor från flera banker.
Titta samtidigt på föreningens totala skuldsättning och hur ekonomin påverkas om räntenivån förändras.
5. Gå igenom avtal och leverantörer
Föreningar har ofta betydligt fler löpande avtal än styrelsen först tänker på: ekonomisk och teknisk förvaltning, fastighetsskötsel, städning, försäkring, bredband, hiss, ventilation, el, avfall och snöröjning är några exempel.
Samla gärna avtalen på ett ställe och dokumentera uppsägningstider och förlängningsdatum.
Det gör det enklare att regelbundet bedöma både pris och kvalitet – och minskar risken för att föreningen automatiskt blir bunden ytterligare ett år till ett avtal man egentligen hade velat omförhandla.
6. Förbered fastigheten inför vintern
Vissa frågor är betydligt billigare att hantera innan kylan kommer.
Kontrollera exempelvis värmesystemet, tak och avvattning, utomhusbelysning och entréer. Säkerställ också att avtal för snöröjning och halkbekämpning är på plats.
Det kan även vara lämpligt att se över rutinerna för felanmälan och vem som ansvarar för akuta händelser under kvällar, helger och storhelger.
7. Glöm inte brandskyddet
Styrelsen ansvarar för att föreningens brandskyddsarbete fungerar över tid.
Hösten kan därför vara ett bra tillfälle att göra en genomgång av föreningens systematiska brandskyddsarbete, SBA.
Kontrollera bland annat utrymningsvägar, branddörrar, skyltning och eventuell nödbelysning. Säkerställ också att trapphus och andra gemensamma utrymmen inte används för förvaring på ett sätt som kan påverka brandsäkerheten.
Kontroller och eventuella brister bör dokumenteras.
8. Skapa ett årshjul för styrelsen
Ett enkelt årshjul kan göra stor skillnad för styrelsearbetet.
I stället för att varje ny styrelse ska försöka komma ihåg när olika saker behöver göras kan återkommande aktiviteter planeras in från början.
Augusti–september: ekonomisk uppföljning, underhåll och avtalsöversyn
September–oktober: budgetarbete och låneöversyn
November–december: beslut om budget och eventuella avgiftsförändringar
Januari–februari: bokslut och uppföljning
Mars–april: årsredovisning och förberedelser inför stämman
Maj–juni: årsstämma, konstituering och överlämning till den nya styrelsen
Komplettera sedan årshjulet med de aktiviteter som är specifika för just er fastighet.
En välplanerad höst ger ett enklare styrelseår
Bra styrelsearbete handlar inte om att lösa flest problem – utan om att ligga steget före.
Genom att använda hösten till ekonomisk uppföljning, budget, underhållsplanering och en genomgång av föreningens avtal och finansiering får styrelsen bättre kontroll över både fastigheten och ekonomin.
Det skapar också bättre förutsättningar för långsiktiga beslut och en stabil utveckling av föreningen.
Behöver er bostadsrättsförening hjälp med ekonomisk eller teknisk förvaltning, budgetarbete, underhållsplanering eller andra frågor inför hösten? Kontakta oss gärna så berättar vi hur vi kan hjälpa er förening.