Årsstämman är genomförd – men arbetet är inte riktigt klart. Efter stämman finns ett antal viktiga saker som styrelsen bör hantera för att säkerställa att beslut dokumenteras, registreras och genomförs på rätt sätt.
1. Justera och underteckna stämmoprotokollet
Det första steget efter stämman är att färdigställa protokollet. Protokollet ska spegla de beslut som fattades på stämman och undertecknas av stämmoordförande, protokollförare och utsedda justerare.
Kontrollera särskilt att protokollet innehåller:
- Datum och plats för stämman
- Röstlängd eller närvaroförteckning
- Samtliga beslut som fattades
- Resultat av eventuella omröstningar
- Bilagor, till exempel fullmakter eller röstlängd
2. Gör protokollet tillgängligt för medlemmarna
När protokollet är justerat bör det göras tillgängligt för medlemmarna. Det kan exempelvis ske via e-post, medlemsportal, föreningens webbplats eller genom anslag i fastigheten.
Tänk på att hantera personuppgifter varsamt och undvik att sprida mer information än nödvändigt.
3. Håll konstituerande styrelsemöte
Om styrelsen har förändrats ska den nya styrelsen normalt hålla ett konstituerande styrelsemöte så snart som möjligt efter stämman.
På mötet beslutar styrelsen vanligtvis om:
- Ordförande, om detta inte redan beslutats av stämman
- Vice ordförande
- Sekreterare
- Firmateckning
- Attesträtter
- Bankbehörigheter
- Intern arbetsfördelning
4. Anmäl ändringar till Bolagsverket
Har styrelsens sammansättning eller firmateckningen ändrats ska detta anmälas till Bolagsverket. Det gäller exempelvis om en ny ledamot, suppleant eller firmatecknare har valts.
Det är viktigt att uppgifterna hos Bolagsverket är korrekta, eftersom de ofta används av banker, myndigheter och leverantörer.
5. Uppdatera banken
Om styrelsen eller firmateckningen har ändrats behöver banken informeras. Banken kan behöva uppdatera behörigheter, fullmakter och tillgång till internetbanken.
Detta är särskilt viktigt om tidigare styrelseledamöter inte längre ska ha tillgång till föreningens konton.
6. Informera förvaltare, revisor och leverantörer
Efter stämman bör föreningens viktiga kontaktpersoner informeras om eventuella förändringar.
Det kan exempelvis gälla:
- Ekonomisk förvaltare
- Teknisk förvaltare
- Revisor
- Försäkringsbolag
- Fastighetsskötare
- Övriga viktiga leverantörer
7. Verkställ besluten från stämman
Styrelsen ansvarar för att genomföra de beslut som stämman har fattat. Det kan handla om avgiftsförändringar, underhållsåtgärder, investeringar, stadgeändringar eller andra beslut.
Ett bra arbetssätt är att ta fram en enkel åtgärdslista där det framgår vad som ska göras, vem som ansvarar och när det ska vara klart.
8. Hantera eventuella stadgeändringar
Om stämman har beslutat om ändring av stadgarna behöver beslutet hanteras särskilt. Stadgeändringar ska normalt registreras hos Bolagsverket innan de börjar gälla.
Kontrollera därför att beslutet har fattats på rätt sätt och att rätt handlingar skickas in.
9. Uppdatera föreningens interna dokument
Efter stämman bör föreningen se över sina interna dokument och kontaktlistor.
Exempel på dokument som kan behöva uppdateras:
- Styrelseförteckning
- Kontaktuppgifter
- Delegationsordning
- Attestordning
- Firmateckningsbeslut
- Behörighetslistor
10. Arkivera stämmohandlingarna
Samtliga handlingar från stämman bör sparas på ett ordnat sätt. Det gör det enklare för både nuvarande och framtida styrelser att följa föreningens beslutshistorik.
Spara bland annat:
- Kallelse
- Dagordning
- Årsredovisning
- Revisionsberättelse
- Motioner
- Styrelsens förslag
- Fullmakter
- Röstlängd
- Justerat stämmoprotokoll
Checklista efter stämman
- Justerat och undertecknat stämmoprotokollet
- Gjort protokollet tillgängligt för medlemmarna
- Hållit konstituerande styrelsemöte
- Anmält ändringar till Bolagsverket
- Skickat in årsredovisning med fastställelseintyg till Bolagsverket
- Uppdaterat banken
- Informerat förvaltare, revisor och leverantörer
- Påbörjat genomförandet av stämmans beslut
- Hanterat eventuella stadgeändringar
- Uppdaterat interna dokument
- Arkiverat samtliga stämmohandlingar
Vanliga misstag att undvika
- Att vänta för länge med att justera protokollet
- Att glömma registrera ändringar hos Bolagsverket
- Att tidigare styrelseledamöter fortfarande har bankbehörighet
- Att stämmobeslut inte följs upp
- Att stadgeändringar börjar tillämpas innan de registrerats
En tydlig uppföljning efter stämman skapar ordning, minskar risken för administrativa problem och ger styrelsen bättre förutsättningar att arbeta effektivt under det kommande året.
